CRM / E-mail / Agenda

Customer Relationship Management (CRM)

Alle gegevens van uw contacten op allerlei manieren snel oproepbaar  

Bij iedere professioneel advocatenkantoor draait het altijd om mensen en om uw communicatie met hen. Het is belangrijk dat de gegevens van al uw contacten niet alleen slim opgeborgen en oproepbaar zijn, maar dat ze ook op allerlei manieren met uw andere gegevens, zoals zaakdossiers of documenten, verbonden zijn. Hierdoor hoeft u nooit langer te zoeken dan nodig is.

Dit zijn de mogelijkheden van het CRM-systeem van ez2xs (EasyToAccess)

• Smartphone: U kunt  contacten uit het systeem gemakkelijk importeren op uw smartphone of tablet zodat u niet altijd afhankelijk bent van uw computer

• 1 keer invoeren: U hoeft de gegevens maar 1 keer volledig in te voeren op 1 plek in het systeem. Deze gegevens worden hierna door het gehele systeem gebruikt. Hierdoor ontstaat er nooit meer verwarring over de juistheid van de gegevens of het up-to-date zijn ervan. U heeft, via vele verschillende ingangen, altijd toegang tot alle contactgegevens

• Slim verbinden: U kunt een document, e-mail bericht, notitie, sms of een taak verbinden met een client, organisatie of contact. Door deze manier van opbergen kunt u informatie gemakkelijk terug vinden en heeft u alle informatie snel bij de hand

• Filter- en zoekmogelijkheden: Het CRM-systeem van ez2xs bevat uitgebreide filter- en zoekmogelijkheden, zodat u zeker weet dat u snel kunt vinden wat u zoekt

• Categorieën: Om het organiseren nog gemakkelijker te maken  kunt u uw CRM-contacten toewijzen aan categorieën (bijvoorbeeld om een overleg te plannen of om een mailing de deur uit te doen)

E-mail en agenda

Agenda

Een agenda vormt het werk-geheugen van een professional. Een agenda vertelt u waar u was, waar u moet zijn, hoeveel tijd u ergens aan heeft besteed… Als u de agenda van ez2xs gebruikt, wordt deze informatie opgeslagen en komt hij automatisch terecht daar waar deze gegevens nodig zijn: Uw uren worden automatisch geregistreerd en toegewezen aan de bijbehorende zaak. Uw collega’s kunnen zien of op welke momenten u beschikbaar bent voor overleg en vergaderingen.

E-mail

Een Nederlander ontvangt gemiddeld ongeveer 100 e-mails per week. Als u, net zoals wij van ez2xs, een zakelijke gebruiker bent, weet u dat dit zelfs wel op kan lopen tot 50 mails per dag. In deze mails staan vaak details die u later best nog eens nodig zou kunnen hebben. Daarom kunt u met ons systeem uw mails linken aan cliënten, zaken, organisaties of contacten. Zo kunt u altijd uw correspondentie terugvinden.

Dit kunt u met E-mail en Agenda van ez2xs

• Het tijdschrijven en het toekennen van de gemaakte tijd aan een bepaalde zaak gebeurt direct vanuit de gegevens in de agenda, dus geen tijdrovende urenverantwoording achteraf meer nodig

• Uw uren en reiskosten worden direct aan een bepaalde toegekend, zodat het maken van een factuur-specificatie eenvoudig wordt

• U kunt e-mails maken en opslaan bij cliënten, organisaties en contacten, zodat de juiste informatie altijd op de meest logische plek terug te vinden is

• U kunt e-mails opmaken op basis van e-mailsjablonen, zodat u snel en gemakkelijk regelmatig terugkomende mails kunt versturen

• Het spamfilter en uw antivirus software kunnen de deur uit; deze zorg nemen wij van u over

• U deelt gemakkelijk uw agenda en e-mail met uw collega’s, zodat u altijd over de benodigde informatie beschikt en er bij de planning nooit meer misverstanden kunnen ontstaan

Zaak-administratie

Urenregistratie

Urenregistratie
Het nauwgezet schrijven van tijd is voor advocaten essentieel. ez2xs maakt het voor de professionals eenvoudig om met minimale inspanning tijd te schrijven door de  bestede tijd rechtstreeks vanuit de agenda toe te boeken aan een cliënt of zaak. Op deze manier is steeds in beeld hoe de zaak er voor staat qua beschikbare en bestede uren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt als input van factuurspecificaties, voor de registratie van vakantiedagen en voor de planning.

Eén keer invoeren is genoeg
Advocaten en hun medewerkers hoeven niet telkens opnieuw dezelfde gegevens in te voeren voor urenverantwoording, facturering, factuurspecificaties, werkplanning, omzetprognoses, berekening van target / realisatiecijfers en vakantiedagen. In plaats van de uren op te schrijven in bijvoorbeeld Excel ‘sleept’ een advocaat eenvoudigweg de gegevens vanuit de agenda in ez2xs. Het gemak van tijdschrijven met ez2xs met behulp van de agenda verlaagt de administratieve drempel voor de advocaat. Bovendien verkrijgt de advocaat en zijn cliënt u een transparanter en nauwkeuriger vastlegging (en in de praktijk verhoging) van het aantal geschreven uren.

Conflict check

Om uw cliënten goed van dienst te kunnen zijn hoort er bij het aannemen en behandelen van een zaak altijd een conflict-check te worden gedaan. Omdat alle zaak-gegevens binnen het ez2xs-systeem worden bewaard, kan een conflict-check snel en eenvoudig worden uitgevoerd.